Administrative Unterstützung

Administrative Aufgaben verlässlich auslagern

Administrative Aufgaben binden Zeit, obwohl sie für einen geordneten Geschäftsalltag unverzichtbar sind. LA AGENCIA unterstützt Unternehmen als externe virtuelle Assistenz bei wiederkehrender Büroorganisation – vom E-Mail- und Terminmanagement bis zur Pflege von Daten, Dokumenten und Kontakten.

Wir legen Zuständigkeiten, Prioritäten und Freigaben gemeinsam fest. So bleibt die Zusammenarbeit transparent, sensible Informationen werden nur im vereinbarten Rahmen verarbeitet und du behältst den Überblick.

E-Mail- und Postfachorganisation

Wir strukturieren eingehende Nachrichten, markieren Prioritäten und bereiten Antworten nach deinen Vorgaben zur Freigabe vor.

Termin- und Kalenderpflege

Wir koordinieren Termine, pflegen Kalender und stimmen Verfügbarkeiten mit den vereinbarten Ansprechpersonen ab.

Daten- und CRM-Pflege

Wir aktualisieren Datensätze, CRM-Einträge und Verteiler nach klaren Vorgaben und dokumentieren größere Bereinigungen.

Dokumentenorganisation

Wir ordnen Dateien, pflegen Vorlagen und bereiten freigegebene Dokumente in einer nachvollziehbaren Ablage auf.

Kontakt- und Anfragepflege

Wir erfassen neue Kontakte, ergänzen vereinbarte Informationen und halten den Bearbeitungsstand von Anfragen nachvollziehbar fest.

Rechnungsorganisation

Wir bereiten Rechnungsunterlagen nach deinen Vorgaben vor, versenden freigegebene Dokumente und führen offene Vorgänge nach. Buchhaltung und Steuerberatung bleiben bei dir oder deinen Fachleuten.

Reise- und Buchungskoordination

Wir recherchieren Optionen und bereiten Buchungen vor; verbindliche Buchungen erfolgen erst nach deiner Freigabe.

Recherche und Aufbereitung

Wir recherchieren vereinbarte Themen, ordnen die Ergebnisse und bereiten Quellen und Kernaussagen übersichtlich für dich auf.

Aufgaben- und Fristenübersicht

Wir pflegen Aufgabenlisten, dokumentieren Zuständigkeiten und erinnern an die gemeinsam vereinbarten Termine und Fristen.

du bist interessiert?

Ein klarer Prozess statt mehr Abstimmungsaufwand

Zum Start definieren wir Aufgaben, Zugänge, Freigaben und gewünschte Reaktionszeiten. Du kannst einzelne Spitzen abfangen oder wiederkehrende Abläufe dauerhaft übergeben. Umfang und Status bleiben nachvollziehbar und lassen sich an dein Arbeitsaufkommen anpassen.

Für planbare Kontingente findest du passende Optionen in unseren Support-Paketen. Technische Website- oder Content-Aufgaben trennen wir sauber von der administrativen Assistenz und binden bei Bedarf den passenden Fachbereich ein.